Protocollo Documentale

Descrittivo

  • Il modulo permette la completa gestione di tutta la corrispondenza in entrata ed uscita dall’azienda sia in formato cartaceo, informatico e mail. Una volta protocollato il documento in oggetto è sufficiente impostare i criteri di ricerca per risalire in tempo reale al documento, che nel caso di collegamento al modulo Archiviazione Ottica, permette il richiamo a video in tempo reale di tutti i documenti relativi al documento stesso. Una volta assegnato il protocollo, con tale numero di riferimento è possibile risalire al relativo documento, file, cartella, mail ecc.ecc. da tutte le procedure dell’intero sistema in modo interattivo.

Operatività

  • Gestione completa e controllo della corrispondenza in entrata/uscita.
  • Assegnazione automatica protocollo in base all’anno del documento stesso.
  • Gestione dei protocolli per ogni singola Commessa
  • Campo tipologia per distinzione tra Cartaceo, Informatico, Mail e Generico
  • Una volta inserito il protocollo è interattivo con tutti i moduli di sistema con la semplice pressione del tasto F9 dopo aver selezionato il movimento di riferimento, quindi vengono rese disponibili tutte le entità collegate al protocollo, documenti dematerializzati (qualsiasi sia la natura), cartella collegata e mail collegata, annotazioni ed eventuali firme apposte al protocollo.
  • Controllo registrazione documento già presente ( se inserito da più operatori )
  • Suddivisione della tipologia corrispondenza per 200 riferimenti diversi.
  • Possibilità di firme elettroniche apposte su ogni singolo documento acquisito dall’Archiviazione ottica.
  • Assegnazione identificazione ad ogni protocollo con numerazione automatica annuale.
  • Ricerche incrociate e parametriche per risalire in tempo reale a qualsiasi documento presente in azienda.
  • Ricerca incrociata per protocollo IVA contabile e numero documento, con la sua esatta posizione in archivio
  • Storico anni precedenti completo dei documenti presenti nell’Archiviazione ottica.
  • Interfacciato totalmente con tutte le aree del sistema , movimenti commesse, Ordini, Prima Nota, Scadenzario ecc…
  • Possibilità inserimento annotazione a singolo protocollo con destinazione esclusiva di un singolo operatore.
  • Possibilità di associare il protocollo inserito a tutti i tipi di applicativi installati Ms-Excel, Ms-Word ecc.ecc.
  • Possibilità di associare il protocollo inserita ad una cartella di sistema con all’interno cartelle e files.
  • Aggancio automatico con Archiviazione Ottica, che permette il richiamo a video di ogni singolo documento.
  • Tutte le funzionalità sono richiamate dalle funzioni presenti con  il tasto destro del mouse su ogni singola riga a video.
  • Gestione protocollo “RISERVATO PERSONALE” con password riservata.
  • Invio dei documenti protocollo tramite email.
  • Verifica interattiva operativa, che permette di individuare dove ogni singola attività documentale è stata lavorata all’interno del sistema.
  • Possibilità di acquisire automaticamente protocolli dal modulo Posta Elettronica per le mail in arrivo/partenza.
  • Potente funzione di Ricerca Estesa, che permette di ricercare in tempo=0 qualsiasi cosa sia stata protocollata nell’arco degli anni in base ad un oggetto o una descrizione sommaria del documento che si intende cercare.